Choix des fournisseurs

1.       Critères d'évaluation

Traditionnellement, un bon fournisseur doit proposer le produit demandé, dans la qualité spécifiée et les délais impartis. Il a des prix acceptables et réagit de façon souple et diligente à toute modification souhaitée. Au mieux, il prend des initiatives pour améliorer le service ou bien le produit offert, et plus généralement fait siens tous les problèmes de l'entreprise client.

On distingue différents critères qui varient selon l'achat effectué:

a.       Critères classiques :

On retrouve principalement:

•          La qualité des fournisseurs, généralement observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à l'occasion de contrôles de qualité; la comparaison du taux de rebuts entre fournisseurs concurrents, ou par rapport à un taux estimé comme acceptable, permet cette évaluation;

•          Le respect des dates de livraison;

•          Le coût d'achat incluant le prix d'achat, conditions de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche, transport, coût financier du stock, etc.).

b.       Autres critères :

Au nombre de ces critères, on trouve:

•          La capacité technique du fournisseur. Il dispose de son propre service d'études et de développement, est connu par sa capacité d'innovation, et se met à la disposition de son client pour essayer de développer avec des applications nouvelles ou améliorer des solutions actuelles;

•          Le service technique d'après-vente ou de maintenance dans le cas de gros équipements;

•          La capacité d'adaptation, relative au degré de souplesse fourni par le fournisseur, et à sa vitesse de réaction face à des problèmes qui lui sont posés;

•          La capacité de production, caractérisée par la qualité de ses équipements, la compétence de ses personnels, l'organisation de sa production et l'efficacité de ses systèmes de contrôle opérationnels; cette capacité sera critère d'autant plus important que l'entreprise acheteurs représente chez  lui une part importante du potentiel de production;

•          et, dans la mesure où la relation avec ce fournisseur doit être suivie, sa capacité financière, sa pérennité et la capacité managériale de l'équipe dirigeante.

2.       Sources d'information

Définir des critères est un objectif; encore faut-il disposer des sources d'informations permettant de mieux connaître les fournisseurs, autrement qu'en se  fondant sa mémoire et son intuition.

Les principaux supports d'informations courant utilisés sont les suivants:

•          Sources d'informations internes

•          Catalogues

•          Publicité

•          Presse professionnelles

•          Annuaires professionnels

•          Représentants et techniciens

•          Visites d'entreprises et audits qualité

•          Échantillons et séries d'essai

•          Avis de confrères

•          Fichiers fournisseurs

•          Réponses aux appels d'offres

3.       Méthode d'évaluation

Dans un système de sélection de fournisseurs, il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une première élimination, d'évaluer les fournisseurs restant en liste, et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s) selon l'objectif visé.

Cette phase suppose que soit menée une recherche d'informations préalable ou simultanée, s'appuyant sur les sources déjà vues, ou sur les résultats d'une étude de marché-achat, de demandes de prix ou d'appels d'offre.

a.       Principes généraux :

•          Définir les critères sur lesquels les fournisseurs devront être évalués ;

•          Définir les poids respectifs qu’on souhaite donner à chacun de ces critères dans la note globale.  Ces poids représentent en quelque  sorte le compromis idéal que l’acheteur souhaite trouver pour l’achat en question (« fournisseur type »).

Le tableau ci-dessous donne un exemple de pondérations :

Critères	Poids relatifs
·         Capacité technique         ·         Délais proposés                               ·         Capacité à produire         ·         Coût d’achat                      ·         Capacité de l’équipe       ·         Capacité d’adaptation	20% 10% 20% 15% 15% 20%
TOTAL	100 %

Ces critères et poids relatifs varieront selon le type d’achat.

•          Détailler chacun des critères en sous critères (permettant ainsi de mieux  les apprécier et donc de mieux noter chaque cas en particulier).

•          Définir en suite  échelle de cotation (ou de satisfaction) qui permettra de noter chaque fournisseur sur fournisseur  sur chaque critère.

Par exemple :

1	Mauvais
2	Médiocre
3	Moyen
4	Bon
5	Excellant

•          Donner ensuite une note à chacun des fournisseurs sur chaque critère ;

•          Enfin, calculer pour chacun sa note pondérée par critère, puis sa note globale  par totalisation, et obtenir enfin le classement recherché.

Cette méthode de travail suppose la conception de fiches de notation formalisée par critères, puis récapitulative.

Au terme de cette évaluation, on dispose d'un classement des fournisseurs: il s'agit de procéder à la sélection.

b.       Processus d’évaluation et de Sélection des fournisseurs

Comme on l’a mentionné ci-dessus, avant de passer la commande, on doit choisir les fournisseurs. Le processus d’évaluation et de sélection se déroulera en plusieurs étapes :

•          Première classification des fournisseurs possibles ;

•          Envoi d'un appel d'offres ou d'une consultation auprès de ces divers fournisseurs ;

•          Négociation ;

•          Évaluation de ces fournisseurs ;

•          Sélection finale d'un ou de plusieurs fournisseurs.

Cette étape prévoit en général un appel d'offres .Ceci se fait dans la plupart des entreprises par l'envoi d'un document , appelé consultation ou appel d'offres .Les réponses permettent déjà d'évaluer  les divers fournisseurs .Néanmoins , très fréquemment , il sera procédé alors à une négociation dans le but de préciser  les propositions et de définir pour l'acheteur le meilleur compromis possible ( respect des spécifications , prix, délai , conditions de paiement , etc. .) .

Cette négociation permet aussi presque toujours d'affiner encore la comparaison entre les fournisseurs, et d'aboutir enfin à une sélection, selon une procédure plus ou moins formelle.

4.       Passation de la commande

Au terme de ces étapes, l'acheteur est conduit naturellement à la passation de commande .Cette commande a juridiquement valeur d'un contrat liant les deux parties : il est donc important d'insister sur toute l'attention qu’il convient de porter à cette étape.

Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et qu'elle soit bien  sûr valable devant la loi.

Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements suivants:

•          Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;

•          Numéro de commande et sa date ;

•          Nom et quantités des articles ou fournitures commandés ;

•          Prix des articles ;

•          Instruction générales (marque des colis, nombre d'exemplaires de la facture, etc. .) ;

•          Instructions d'expédition (destinataire, mode de transport, itinéraire, date de livraison, conditions de paiement, escompte, signature de l'acheteur).

Ces renseignements propres à l'achat concerné sont complétés par les conditions générales d'achat (généralement inscrites au dos du B.C). Ces C.G.A. sont une partie essentielle de la commande puisqu'elles définissent les termes généraux du contrat liant les deux parties.

Dans le cas le plus simple, le B.C. est réalisé en 5 exemplaires :

•          Un (l’original) pour le fournisseur ;

•          Un second au fournisseur de façon à ce qu'il le renvoie comme accusé de réception (ce qui signifie qu'il fait le nécessaire, et qu'il accepte nos C.G.A. : ce n'est donc qu'à ce moment-là que le contrat est véritablement signé) ;

•          Un troisième est retourné au service demandeur ;

•          Une copie est transmise au service de réception en vue de lui permettre de planifier sa charge de travail future, et par ailleurs de mieux identifier la livraison ;

•          Une dernière copie reste aux achats afin de compléter le dossier d'achat.

Assez souvent, ces exemplaires sont complétés de la façon suivante:

•          Un sixième pour la comptabilité, l'informant de l'engagement financier, et permettant ensuite d'effectuer la vérification de facture ;

•          Un septième au contrôle de qualité ;

•          Un huitième au service des prix de revient ;

•          Enfin plusieurs autres afin d'archivage ou de façon à servir ultérieurement comme accusés de réception.

Ces derniers cas sont, bien sûr, le fait d'entreprises fortement organisées et représentent l'organisation dans un système manuel non informatisé.

Dans certains cas, on voit des acheteurs passer commande par téléphone. Il faut insister sur l'importance d'une confirmation écrite, car elle seule a une valeur juridique de contrat protégeant l'acheteur contre tout événement de non-conformité et offrant la possibilité de bénéficier de garanties.