La fonction « Achats » ou « Approvisionnements »
1. Introduction
Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion.
2. Mission
La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour ses activités.
3. Tâches
La fonction « approvisionnement » a pour tâches de :
• Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ;
• Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter ;
• Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ;
• Programmer, passer les commandes d’achats ;
• Suivre les livraisons des commandes ;
• Contrôler les réceptions des commandes ;
• Analyser l’utilisation des achats dans les différents services ;
• Gérer les stocks ;
• Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.
4. Objectifs
Les principaux objectifs de cette fonction sont :
• Assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ;
• Améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ;
• Limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures. Cette action a une incidence sur le coût de possession des stocks et sur le besoin en fonds de roulement.
5. Obligation
La fonction « approvisionnement » doit concilier, en fonction de la stratégie générale de l’entreprise, les exigences parfois contradictoires des autres fonctions (commerciale, production, financière).
6. Organisation
Il y a un grand nombre de possibilités d’organisation et de structures de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». Sans vouloir définir un modèle normatif d’organisation, cette fonction comprend, généralement, trois services :
• Un service « Études » ;
• Un service « Achats » ;
• Un service « Magasins et Stocks ».
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