La fonction « Achats » ou « Approvisionnements »

1.       Introduction

Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion.

2.       Mission

La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour ses activités.

3.       Tâches

La fonction « approvisionnement » a pour tâches de :

•          Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ;

•          Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter ;

•          Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ;

•          Programmer, passer les commandes d’achats ;

•          Suivre les livraisons des commandes ;

•          Contrôler les réceptions des commandes ;

•          Analyser l’utilisation des achats dans les différents services ;

•          Gérer les stocks ;

•          Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.

4.       Objectifs

Les principaux objectifs de cette fonction sont :

•          Assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ;

•          Améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ;

•          Limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures. Cette action a une incidence sur le coût de possession des stocks et sur le besoin en fonds de roulement.

5.       Obligation

La fonction « approvisionnement » doit concilier, en fonction de la stratégie générale de l’entreprise, les exigences parfois contradictoires des autres fonctions (commerciale, production, financière).

6.       Organisation

Il y a un grand nombre de possibilités d’organisation et de structures de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». Sans vouloir définir un modèle normatif d’organisation, cette fonction comprend, généralement, trois services :

•          Un service « Études » ;

•          Un service « Achats » ;

•          Un service « Magasins et Stocks ».